Xarici ölkələrdə müvəqqəti və ya daimi yaşayan,  habelə müvəqqəti olan Azərbaycan Respublikası vətəndaşlarının vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı Azərbaycan Respublikasının xarici ölkələrdəki diplomatik nümayəndəlik və konsulluqları (bundan sonra – konsulluqlar) tərəfindən aparılır.

Azərbaycan Respublikasının xarici ölkələrdəki konsulluqları öz səlahiyyətləri daxilində aşağıdakı vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatını həyata keçirir:

1) doğumun qeydə alınması;
2) nikahın bağlanmasının qeydə alınması;
3) nikahın pozulmasının qeydə alınması;
4) atalığın müəyyən edilməsinin qeydə alınması;
5) adın, ata adının və soyadın dəyişdirilməsinin qeydə alınması;
6) övladlığa götürmənin qeydə alınması;
7) ölümün qeydə alınması.

Eyni zamanda konsulluqlar öz səlahiyyətləri çərçivəsində aşağıdakı əməliyyatları apara bilərlər:

• vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydiyyatını dəyişir, tamamlayır, düzəldir və ləğv edir;
• itmiş qeydləri bərpa edir;
• akt kitablarını saxlayır;
• vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydə alınması haqqında ərizə verən şəxslərə müvafiq şəhadətnamə verir;

Eyni zamanda, diplomatik nümayəndəlik və konsulluqlar tərəfindən qanunvericiliklə müəyyən edilmiş hallarda sosial sığorta müavinətlərinin və sosial müavinətlərin alınması üçün müvafiq arayış verilir. Bu halda, dövlət sosial sığortası üzrə sığorta olunan şəxs öldükdə konsulluq idarəsi ölən şəxsin adı, atasının adı və soyadı doğulduğu il, ay, gün və yer, cinsi, daimi qeydiyyatda olduğu yerin ünvanı, şəxsiyyəti təsdiq edən sənədin seriyası, nömrəsi, verilmə tarixi və sənədi verən orqanın adı barədə məlumatları ölüm faktının qeyd olunduğu gündən bir ay ərzində Azərbaycan Respublikasının Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyinə və Azərbaycan Respublikasının Vergilər Nazirliyinə göndərməlidir.

Xarici ölkələrdə müvəqqəti və ya daimi yaşayan, habelə müvəqqəti olan Azərbaycan Respublikası vətəndaşlarının vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı, bir qayda olaraq, konsulluqların yerləşdiyi binada (otaqda) həyata keçirilir. Ehtiyac olduğu təqdirdə vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı konsulluqların yerləşdiyi binadan kənarda aparıla bilər və bu halda faktiki xərclər maraqlı şəxslər tərəfindən ödənməlidir.

Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatının konsulluq idarəsi yerləşdiyi binadan (otaqdan) kənarda aparıldığı hallarda akt qeydinin "Qeydlər üçün" qrafasında bu barədə qeyd edilir. Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatının aparıldığı günədək müraciət edən şəxslər tərəfindən qeydiyyatın konsulluq idarəsi yerləşdiyi binadan (otaqdan) kənarda aparılmasından imtina edildikdə ödənilən haqq geri qaytarılır.

Diqqət! Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı zamanı Azərbaycan Respublikası vətəndaşlarının adları, atalarının adları və soyadları Azərbaycan Respublikasının dövlət dilində yazılır.

Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı (nikahın dövlət qeydiyyatı istisna olmaqla) notariat qaydasında təsdiq olunmuş etibarnamə əsasında aparıla bilər. Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı haqqında şəhadətnamələr və təkrar şəhadətnamələr birbaşa olaraq barəsində müvafiq vətəndaşlıq vəziyyəti aktının qeydi tərtib olunmuş şəxslərin özlərinə verilir (şəhadətnamələr notariat qaydasında təsdiq olunmuş etibarnamə əsasında digər şəxslərə verilə bilər).

Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatına alınmasına görə müraciət etmiş şəxslər Azərbaycan Respublikasının qanunvericiliyi ilə nəzərdə tutulmuş qaydada və miqdarda dövlət rüsumu ödəyirlər. Doğumun və nikahın təntənəli şəraitdə qeydiyyatı mərasimləri vətəndaşların vəsaiti hesabına aparılır.

Doğumun və ölümün dövlət qeydiyyatı məcburidir və bu barədə məlumat qanunvericilikdə müəyyən olunmuş müddətlərdə verilməlidir. Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydiyyat kitabına yazılan hər bir qeyd ərizə verənlərə oxunmalı, onlar tərəfindən və qeyd aparan vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanmalı, möhürlə təsdiq edilməlidir. Konsulluq idarəsi tərəfindən vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydə alınması haqqında ərizə verən şəxslərə müvafiq şəhadətnamə verilir.

Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı ilə bağlı məsələlər Azərbaycan Respublikasının mövcud qanunvericiliyində aşağıdakı əsas normativ-hüquqi sənədlər əsasında tənzimlənir:

• Azərbaycan Respublikasının Ailə Məcəlləsi;
• “Azərbaycan Respublikasının Ailə Məcəlləsinin tətbiq edilməsi, qüvvəyə minməsi və bununla bağlı hüquqi tənzimləmə məsələləri haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tətbiq edilməsi barədə” Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 6 mart 2000-ci il tarixli, 297 nömrəli Fərmanı
• Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2003-cü il 31 oktyabr tarixli 145 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmiş “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı Qaydası”;
• Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2011-ci il 12 may tarixli 79 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş “Adın, ata adının və soyadın verilməsi və dəyişdirilməsi Qaydaları”;
• Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2001-ci il 1 mart tarixli 52 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmiş “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydində dəyişiklik, bərpa və ləğv qaydalarının müəyyən edən əsas müddəalar”, “Akt kitablarının saxlanması qaydası və müddətləri” və “Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının qeydiyyat kitablarının formaları və bu kitablardakı qeydlər əsasında verilən şəhadətnamələrin formaları” və digər müvafiq qanunvericilik aktlarına əsasən.

2. Azərbaycan Respublikasının xarici ölkələrdəki diplomatik nümayəndəliklərində aparılan vtəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatı əməliyyatları üçün dövlət rüsumunun dərəcələri

Qeyd: “Dövlət rüsumu haqqında” Azərbaycan Respublikasının 04 dekabr 2001-ci il tarixli, № 223-IIQ nömrəli Qanununu ilə tənzimlənir.

3.Dövlət rüsumunun ödənilməsindən azadolmalar

Vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatına alınması üçün Dövlət rüsumunun ödənilməsindən azadolmalar.

“Dövlət rüsumu haqqında” Azərbaycan Respublikasının 04 dekabr 2001-ci il tarixli, № 223-IIQ nömrəli Qanununun 13-cü maddəsinə əsasən, vətəndaşlıq vəziyyəti aktlarının dövlət qeydiyyatına alınmasına görə dövlət rüsumu aşağıdakı hallarda ödənilmir:

1) doğumun qeydə alınması və bu barədə ilkin şəhadətnamələrin verilməsi;
2) ölümün qeydə alınması və bu barədə ilkin şəhadətnamələrin verilməsi;
3) övladlığa götürülmənin qeydə alınması və bu barədə ilkin şəhadətnamələrin verilməsi;
4) atalığın müəyyən edilməsinin qeydə alınması və bu barədə ilkin şəhadətnamələrin verilməsi.